Nepravilno upravljanje vremenom tijekom radnog dana može dovesti do sindroma prekomjernog rada i kroničnog umora. Poštivanje jednostavnih pravila omogućit će vam učinkovitije korištenje radnog vremena.
Uspjeh i karijera često ovise o upravljanju vremenom, sposobnosti planiranja vremena. Nije tajna da neki uspijevaju sve obaviti na radnom mjestu i pravodobno napustiti službu, dok drugi stalno ostaju u uredu do kasno i reviziju preuzimaju kod kuće. Mnogi su upoznati s neprestanom žurbom, gomilanjem zadataka i zadataka, nemogućnošću uslijed ogromne količine posla usredotočiti se na trenutni zadatak. Prekomjerni rad posljedica je dugotrajnog rada pod vremenskim pritiskom.
Da biste pravilno organizirali svoje aktivnosti, morate:
- Izvršite popis svog vremena za nekoliko radnih dana i primijetite nedostatak jasnog rasporeda, kasno izvršavanje zadataka, smetnje uzrokovane posjetiteljima i telefonske pozive.
- Analizirajte privremene gubitke. Gdje je potrošeno više vremena nego što je bilo potrebno za određeni zadatak. Koliko je vremena provedeno na telefonu, jesu li svi telefonski razgovori bili usredotočeni ili prošarani razgovorima o drugim temama. Koliko je često tijekom dana bilo komunikacije s ljudima koji su "jeli" vrijeme. Kakvo je ponašanje bilo u nepredviđenim situacijama: besciljna frka ili brza i točna reakcija?
- Postavite pitanje "Volim li svoj posao?" Nijedan se posao ne može obaviti brzo i dobro ako mu se netko gadi.
Gdje početi?
- Odredite cilj kako se ne biste izgubili u sitnicama i shvatili kamo ići.
- Napravite plan: 60% - predviđeno vrijeme, 20% - neočekivano vrijeme, 20% - spontano vrijeme. Nužno je poslovanje podijeliti na dugoročno, srednjoročno i kratkoročno. Planirajte samo opseg zadataka s kojima je stvarno moguće izaći na kraj.
- Vođenje dnevnika najvažniji je alat za samoupravljanje, dobar alat za planiranje i kontrolu. Potrebno je prilagoditi planove i promijeniti ih ako se pokažu neizvedivima.
- Poštujte načelo prioriteta. Odredite prioritete. Nevažni zadaci, odgodite ih na neko vrijeme. Provjerite pozive, zadatke, pisma i druge sitnice koje treba izvršiti do maksimuma odmah.
- Naučite reći „ne“kolegi koji traži da umjesto njega obavi posao u slučaju da: očito to može sam obaviti; rokovi mogu pričekati; jučer je trebao izvršiti zadatak.
- Slijedite pravila za početak dana, glavni dio dana i kraj dana. Pravila za početak dana: ustanite nakon buđenja s pozitivnim raspoloženjem, bez zamaha; ponovno provjerite plan rada za taj dan; sve složene i važne stvari koje treba obaviti ujutro; prvo riješiti ključne zadatke. Pravila glavnog dijela dana: odbijte hitno nastala pitanja; izbjegavajte neplanirane impulzivne akcije; pravodobno zastanite, održavajte odmjereni tempo; izvoditi male slične zadatke u nizu; racionalno dovršiti započeto; kontrolirati vrijeme i planove. Pravila za završetak radnog dana: završite zadatke planirane za taj dan; kontrolirati rezultate i samokontrolu; napravite plan za sljedeći dan.
